Hace tiempo que Sage viene ofreciendo su experiencia en soluciones de gestión empresarial a los clientes españoles. Desde herramientas sencillas para llevar la contabilidad casera, hasta la gestión integral de todos los procesos de negocio de una gran compañía, Sage siempre se ha caracterizado por adaptar sus soluciones a las demandas que exige el mercado. Un ejemplo de esto último es el hecho de que la compañía esté integrada por tres divisiones: Gran Empresa, Mediana Empresa y Pequeña Empresa, cada una de ellas especializada en un segmento concreto y con necesidades bien diferenciadas.
Recientemente Sage España ha integrado las comunicaciones de sus 27 delegaciones con Vodafone, lo que le ha posibilitado una movilidad total a sus empleados. Mediante este acuerdo firmado por las compañías, la operadora se encargará del suministro de equipos, productos y servicios a Sage durante los próximos tres años. Fernando Galvache, director de TI de Sage, explica las necesidades de comunicación que tenía su compañía antes de emprender este ambicioso proyecto comunicacional. “Decidimos realizar la integración en julio de 2008. Estábamos haciendo un proyecto de integración VoIP con Avaya/Infinity para nuestro call center, pero la telefonía corporativa no entraba en este proyecto y teníamos que resolverlo de algún modo, ya que se trataba de 1.200 líneas telefónicas y un elevado número de centralitas locales”, señala el responsable.
La integración realizada con Vodafone, que se llevó a cabo entre noviembre de 2008 y enero de 2009, le ha permitido a Sage unificar el sistema de telefonía de toda la empresa. “Además –destaca Galvache- hemos reducido costes y hemos cubierto nuestra necesidad de movilidad para todos los empleados”.
Según han explicado desde la compañía, Vodafone ya está gestionando las 1.300 líneas de voz con sus correspondientes terminales móviles, 500 soluciones de correo en movilidad sobre BlackBerry y 100 líneas de datos a través de módems USB y tarjetas. Cabe destacar que, además, Sage se ha beneficiado de la implantación de Oficina Vodafone en el tiempo record de un mes en sus 27 delegaciones de España. De esta forma, ha integrado toda la compañía a través de la red móvil de la operadora con un ahorro de costes totales de entre el 30 y el 40 por ciento, sin realizar inversiones en infraestructuras. Al respecto, el director de TI de Sage explica a REDES & TELECOM que su empresa se decantó por Vodafone ya que “es el mayor especialista mundial en comunicaciones móviles. Su liderazgo y experiencia nos ofrecía mucha confianza para llevar a cabo este proyecto, que nos ha permitido optimizar nuestro trabajo y mejorar nuestro servicio a los clientes. Es la única solución que cubría nuestras necesidades al cien por cien: toda la telefonía en una sola red y con flexibilidad”. Recordemos que Oficina Vodafone ofrece un servicio que traslada las funcionalidades del teléfono fijo al móvil y que permite recibir en el móvil las llamadas dirigidas al fijo y otras opciones como llamadas internas gratuitas, funcionalidades de centralita y tarifa plana a números fijos nacionales. La oferta de Vodafone convenció enseguida a los responsables de Sage, al punto de que no se vieron en la necesidad de estudiar otras ofertas. “El proyecto contaba con un año y medio para ver ofertas, propuestas y sistemas disponibles en el mercado –explica Fernando Galvache-, sin embargo, al conocer la tecnología de Oficina Vodafone, que cumplía con todos los requisitos y necesidades de Sage, se tomó una decisión directa.

Fases del proyecto
Como hemos señalado, la integración de la portabilidad de los números geográficos, las cabeceras y las centralitas de Oficina Vodafone se realizó en diciembre y en enero de este año se portaron los faxes al sistema ifax. Galvache ofrece más detalles sobre el desarrollo de estas fases de implementación. “Para los puestos de call center que no necesitaban integración con CTI (Computer Telephony Integration) se preparó un puesto especial de call center con tecnología de Oficina Vodafone”, señala el directivo, quien también aclara que el sistema de Vodafone se integró con Avaya/Infinity a través de primarios de Vodafone con numeración única, lo que permite que el usuario sólo vea un único sistema, facilitándole el trabajo. Debemos tener en cuenta que hablamos de una compañía con una infraestructura muy grande, que crece exponencialmente y que tiene una cantidad importante de llamadas diarias. Concretamente, Sage cuenta en España con 1.300 empleados, 280.000 clientes, más de 8.000 llamadas de clientes al día y más 150.000 clientes con contrato de servicio. En este sentido, ha sido especialmente ventajoso para Sage poder integrar las comunicaciones con Oficina Vodafone sin que esto haya supuesto ninguna inversión en infraestructuras. Además, y tal como explica a nuestra publicación el directivo de Sage, este emprendimiento ha permitido que la compañía desconectara diez centralitas (de las que ya no tienen que pagar mantenimiento) y recuperara espacio en el CPD. “Otras posibles soluciones, como VoIP, requerían sustituir las antiguas centralitas, cableado y terminales, por nuevas centralitas, nuevo cableado y nuevos terminales, para lograr lo mismo: hablar por teléfono. Eran apuestas costosas, arriesgadas y con importantes barreras de salida. Además no ofrecían la movilidad total que ofrece Oficina Vodafone”, puntualiza Galvache.

La nueva forma de trabajar
Desde Sage insisten en las ventajas que, a partir de ahora, tendrán sus empleados, quienes, entre otras cosas, ya disponen de un número móvil cada uno, lo que permite que cualquier mudanza sea ágil y sencilla. Además, la solución cubre todo el ámbito geográfico de la compañía (tengamos en cuenta que hablamos de oficinas distribuidas por toda la geografía nacional), al tiempo que permite integrar las comunicaciones con cualquier compañía que entre a formar parte de Sage en un plazo muy corto (menos de un mes). “Tardábamos alrededor de un año en poder integrar a las nuevas compañías que se incorporaban a Sage en el sistema telefónico. La implantación con Vodafone se ha realizado en un mes, mientras que otros proveedores del mercado planteaban mayores tiempos de implantación y costes más elevados”, concluye el responsable de Sage.
Digamos por último que este nuevo proyecto en materia de comunicaciones llevado adelante por Sage, se suma a una serie de iniciativas con las que la compañía ha afrontado este año. En este sentido, en lo que va de 2009, Sage ha implementado exitosamente nuevas fórmulas de financiación y de pago flexible y su nuevo servicio “Exclusive” que incorpora una línea 900 para atender las llamadas de soporte.