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La sala de reuniones del futuro

Un 83% de trabajadores manifiesta que la videoconferencia mejora la productividad
escrito por: Redacción TICPymes14 de diciembre 2018
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En una encuesta reciente de Frost & Sullivan para Logitech, preguntados los tomadores de decisiones por los beneficios de la videoconferencia, estos manifestaron que: para un 86% acelera la toma de decisiones, un 79% resaltó que impulsaba la innovación de productos, un 83% mencionó la mejora de la productividad, y un 79% citó la experiencia de usuario y su evolución, como una de las principales ventajas de esta forma de contacto remoto entre trabajadores.

La tendencia es hacia oficinas abiertas, y esto ha creado una creciente demanda de espacios para reuniones pequeñas, que ofrecen áreas de trabajo más silenciosas para una colaboración sin interrupciones.

Se estima que, a nivel mundial, hay entre 30 y 40 millones de salas de reuniones, y menos del 2% de ellas están habilitadas para video. Y es que las futuras salas de reuniones aparecen en todas las formas y tamaños. Los datos de uso muestran que más del 75% del tiempo las salas de conferencias grandes se utilizan para reuniones de 3 a 4 participantes, lo que crea un desajuste entre las necesidades del usuario y la tecnología. Las salas Huddle, de espacio reducido y muy funcionales, ofrecen el mejor entorno el intercambio de ideas y colaboración, y se están convirtiendo en elementos de democratización de la información y la tecnología.

¿Cómo debe ser una sala de reuniones óptima y futurista?

Por un lado, debe centrarse en los aspectos clave y garantizar una experiencia de usuario de vanguardia. Sus elementos fundamentales son:

  • Simplicidad: Habilite dispositivos de audio/video que ofrecezcan una simplicidad de conexión y uso, junto con opciones flexibles para compartir contenido inalámbrico y por cable. La tecnología debe democratizarse, el uso de elementos de videoconferencia y colaboración debe resultar sencillo e intuitivo, para que no se requieran grandes conocimientos técnicos a la hora de conectarse. 
  • Campo de visión: El campo de visión debe coincidir con las características físicas del espacio, una cámara gran angular de alta calidad de 120 grados garantiza que se puedan ver incluso las personas más cercanas a la cámara.
  • Experiencia de usuario: En salas de reunión puede ser insatisfactoria si el enfoque se basa principalmente en componentes de bricolaje inadecuados.
  • El tamaño es relevante: Las salas de reuniones “Huddle” se caracterizan por la utilización óptima del espacio, y su tamaño suele oscilar entre los 10x10 o 12x12 metros. Respecto a la capacidad, la media recomendable es de 4–6 personas.

Según Christophe Méline, responsable de Video Colaboración en Logitech,los responsables de IT tienen un gran reto por delante, la equipación de cientos de espacios de trabajo, en contraste con las dos o tres salas de reuniones de grandes dimensiones, del pasado.  Para ello, es crucial que los espacios sean fáciles de instalar y de mantener”.

El usuario final –continúa Méline- solía entrar en las salas de reuniones y abrumarse ante la tecnología que tenía que controlar, ahora lo que prima, es que el usuario se preocupe exclusivamente por el contenido de la reunión, y que el uso tecnológico sea tan sencillo e intuitivo, que no necesite de ningún técnico para implementarlo. Los trabajadores no tendrán que aprender nada nuevo, no necesitarán formación, ni usar nuevas herramientas, es lo que se conoce como “plug and play”, el usuario llega con su portátil y se conecta. La tendencia es hacia la democratización de las comunicaciones, concluye el responsable de Video Colaboración de Logitech en España.

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