Ayuda en Acción (Organización No Gubernamental de Desarrollo, ONGD) inició sus actividades en 1981 con unos 10 voluntarios y hoy en día cuenta con más de 120.000 colaboradores, llevando a cabo proyectos en 15 países de tres continentes. Ahora la entidad ha decidido recurrir a la tecnología para gestionar mejor sus proyectos de ayuda al Tercer Mundo, optando por la aplicación basada en la herramienta WebSpeed de Progress Software, la cual solventa las necesidades de la ONGD, surgidas por el crecimiento registrado desde su creación como el aumento de socios, de proyectos, niños apadrinados, procesos de facturación y comunicación con las oficinas de todo el mundo.
Al mismo tiempo, esta organización pertenece al grupo europeo ActionAid Alliance, surgido con los mismos propósitos que la entidad española. Las aplicaciones desarrolladas con esta solución, permiten también la interacción con los sistemas del grupo europeo, facilitándoles los intercambios de información.
En estos momentos la organización estaba utilizando una aplicación bajo FOX, creada para Ayuda en Acción, ya que no había existía un software estándar en el mercado que se adaptara a sus necesidades. Esta aplicación fue creada en 1988, cuando la organización tenia 10 empleados y 5.000 socios, y se dedicó fundamentalmente para la gestión de los socios y los niños apadrinados, a la cual sólo tenía acceso el 15 por ciento de la plantilla.
Al haber sido creada la aplicación hace muchos años y a pesar de las actualizaciones que se le fueron haciendo, llegó un momento que básicamente solo servía para los departamentos de gestión de socios y niños, quedando el resto de departamentos (atención al socio, publicidad, prensa, programas, etc.) sin la información necesaria para sus funciones.
Maribel Laborda explica que tras comparar varias ofertas nos decidimos por la solución de Progress Software y su aplicación basada en WebSpeed, ya que se ajustaba a nuestras necesidades, aportando el valor añadido de generar estadísticas.
A la hora de diseñar la aplicación, los técnicos de la compañía decidieron que lo más adecuado era llevar a cabo una aplicación web, que cubriera las necesidades de gestión y administración de la ONG (como el mantenimiento de los socios y de las actividades que lo vinculan como el apadrinamiento o los donativos), así como la gestión de las peticiones de información solicitada por personas interesadas en conocer las actividades y proyectos que la entidad lleva a cabo.
El resultado fue una herramienta que permite la conexión a través de un navegador para el mantenimiento y consulta de la base de datos centralizada en la oficina principal de Ayuda en Acción en Madrid, desde las diferentes oficinas situadas en América Latina, Europa y España, y siempre en tiempo real. Por estos motivos, la solución seleccionada fue WebSpeed, ya que posibilita la adaptación de los procesos críticos de negocio de una empresa a la web.
Adicionalmente, proporciona un entorno de desarrollo y explotación que permite construir aplicaciones que cumplen con los criterios de Procesos de Transacciones en Internet. Por su parte, Actuate 4, otra de las soluciones de la compañía, ha facilitado la explotación de informes en entornos web y el acceso dinámico a los datos para su análisis.
