Aragofar es una cooperativa aragonesa de distribucin farmacutica, financiada en su totalidad por capital del sector y considerada como una empresa modelo en trminos de gestin. En la actualidad, proporciona servicio a cerca de 600 socios cooperativistas (farmacias), alcanza una facturacin cercana a los 129 millones de euros (en 2001) y su plantilla no supera las noventa personas.
Aunque estas cifras son envidiables dentro de este segmento concreto de mercado, lo que realmente convierte a Aragofar en una empresa puntera es su decidida apuesta por la tecnologa una estrategia que le ha permitido conseguir la automatizacin total de sus instalaciones y procesos, la modernizacin de los sistemas informticos y de comunicacin, y la puesta en marcha de servicios a travs de Internet, que ya estn empezando a ser utilizados masivamente por los socios.
La logstica farmacutica cumple una misin imprescindible y estrictamente regulada por Ley. Relacionar 700 proveedores (laboratorios), 30.000 productos y cerca de 600 farmacias (slo en la Comunidad Autnoma de Aragn) sera imposible sin la existencia de la distribucin mayorista. A travs de ella queda asegurada la rpida entrega de todos los medicamentos, incluso a las farmacias ms alejadas, y se garantiza al pblico final el origen y la adecuada conservacin de todos los productos.
Para asegurar estos procesos, la cooperativa aragonesa tom la nica decisin posible, es decir, la implantacin de todas aquellas tecnologas que permitiesen la automatizacin global del tratamiento de un pedido, desde que una farmacia lo solicita, hasta su reparto final. Como afirma Fernando Castillo, director Tcnico de Aragofar, el resultado de esta mecanizacin es sencillamente espectacular. El grado de automatizacin es total y la intervencin humana es prcticamente inexistente en todo el proceso que va desde la recepcin del pedido, hasta su puesta en la cubeta correspondiente dentro de una furgoneta. Gracias a esta mecanizacin hemos conseguido hacer desaparecer el papel y disminuir el grado de errores desde un 2 a un 0,1 por ciento, sin contar con otras evidentes ventajas relacionadas con la reduccin drstica de los tiempos empleados en el servicio, la disminucin de los costes de administracin y la optimizacin de la organizacin del trabajo.
El sistema de comunicaciones telefnico con las farmacias se ha potenciado tambin con la implantacin de un sistema formado por una centralita digital de servicios integrados, modelo Philips Sopho-IS3030, en la que se integran 10 accesos bsicos RDSI, 30 lneas analgicas para mdems, 80 extensiones analgicas y 3 digitales, adems de un sistema de gestin de voz para la atencin automtica de llamadas entrantes con mensajes pregrabados, mensajes diferentes segn rutas entrantes y mensajes dinmicos sobre la cola de espera. Gracias al portal web, se espera que las comunicaciones telefnicas se vayan derivando al mundo Internet pero, como afirma Castillo, a pesar de que las farmacias estn bien dotadas informticamente, el proceso hacia la Web podra ser lento. Para nosotros lo importante es disponer del sistema y estar en condiciones de ofrecer un servicio altamente rentable para todas las partes.
Gracias a las nuevas infraestructuras, la cooperativa aragonesa ha reducido sus tiempos de atencin y preparacin de pedidos de horas a minutos y de minutos a segundos, pudiendo repartir cerca de setenta mil productos diarios sin apenas error procesos que antes duraban ocho horas se han quedado reducidos a 5 minutos y gracias a la inespecificidad del sistema conseguimos una ptima racionalizacin del trabajo y elevar nuestros niveles de productividad cualquier empleado puede manejar el sistema de almacn con un tiempo de formacin de media hora y esto es muy importante a la hora de asignar los recursos de trabajo, comenta Castillo.
El portal Web desarrollado para favorecer el intercambio de informacin con las farmacias es el primer paso para la constitucin de una plataforma de comercio electrnico global con los puntos de venta y, en el futuro, con los laboratorios proveedores de medicamentos.
El portal adems de incluir un catlogo electrnico de productos y un servicio de consultas tcnicas (de las que Aragofar recibe ms de mil diariamente), el sistema est diseado para cubrir todo el ciclo administrativo de un pedido, incluido su seguimiento y facturacin e incluso la integracin con los propios sistema de gestin instalados en las farmacias esto permite cerrar el ciclo de gestin completo y conseguir todos los beneficios que las nuevas tecnologas pueden aportar en este rea, asegura Castillo.
Si con respecto a los clientes las expectativas son halageas, con los proveedores, sin embargo, la estrategia ser ms lenta y en funcin de los propios desarrollos realizados por los fabricantes de productos farmacuticos. Actualmente se utilizan todo tipo de comunicaciones, desde el telfono hasta los formatos EDI, para el intercambio electrnico de informacin, dado que como explica Castillo, es complicado estandarizar los procedimientos de comunicaciones por la enorme variedad de sistemas internos utilizados por los proveedores. Nosotros vamos a seguir trabajando en ello, de hecho, ahora mismo estamos desarrollando dos proyectos, y espero que en el futuro, por el bien de todos, la Web se convierta en el canal de negocio preferido.
La inauguracin de las nuevas instalaciones de Aragofar (julio de 2001) fue el pistoletazo de partida de su nuevo proyecto de TIC (Informtica y Comunicaciones), que haba venido gestndose un ao antes en colaboracin con el Centro de Calculo de Sabadell (CCS), socio tecnolgico desde hace ms de quince aos.
En la parte de proceso, los anteriores servidores centrales de Hewlett-Packard (basados en equipos HP 9000) se sustituyeron por dos mquinas Compaq (Proliant 5500) en configuracin clster y con cuatro procesadores cada una de ellas. Una decisin que obligaba subsidiariamente a migrar el entorno de sistema operativo desde Unix (HP/UX) hacia Windows NT, cambio que estuvo estrechamente ligado a la eleccin de la nueva base de datos Cach, desarrollada por InterSystems y distribuida por CCS dentro de nuestra estrategia, el cambio de los servidores se fundament en las necesidades emergentes de velocidad y seguridad transaccional que requeramos y que una solucin clster aporta para una instalacin de misin crtica como la nuestra. El cambio de entorno operativo se centr ms en la eleccin de la base de datos, ya que Cach es un sistema muy utilizado en el sector farmacutico y plenamente probado en este tipo de instalaciones, pero est desarrollado bajo el entorno de Microsoft. Adems de esto, entendemos que Windows NT nos ofrece ventajas de mantenimiento y nos disminuye los costes de propiedad finales, asegura Castillo.
El cambio de la arquitectura de base de datos tiene, sin embargo, un mayor calado que Aragofar est empezando a descubrir no slo administra el sistema de robotizacin instalado por la empresa austraca Knapp, sino que est permitiendo a la cooperativa agudizar su estrategia Web a corto y medio plazo.
Cach proporciona herramientas para la rpida creacin de aplicaciones Web orientadas a procesos transaccionales y, como asegura Castillo, esto forma parte intrnseca de nuestra poltica de negocio. De hecho, durante el mes pasado pusimos en marcha el nuevo portal de Aragofar disponible para nuestros socios y, en el futuro, este portal se ampliar a nuestros proveedores, los laboratorios, en lo que es una estrategia de marketplace sin vuelta atrs.
Adems de los ordenadores y de la base de datos, una nueva infraestructura de comunicaciones de rea local est permitiendo a Aragofar multiplicar considerablemente las velocidades internas de proceso. El nuevo edificio de la cooperativa dispone de fibra ptica de alta velocidad, sobre la que se ha construido un backbone Gigabit Ethernet que facilita un ancho de banda de 100 Mbps a los servidores y puestos de trabajo de la empresa, sin contar con las futuras ampliaciones de velocidad que esta topologa de red cubre con suficiencia.
