UMD había estado trabajando hasta ese momento, con un sistema de gestión, basado en Pick, instalado de manera independiente en cada uno de los centros de trabajo (central y filiales), y unas infraestructura de pequeñas redes de área local soportadas en NetWare. Por tanto no se había establecido procedimiento de comunicación alguno y el intercambio de ficheros se realizaba mediante disquetes.
Básicamente, las decisiones iniciales, y las que han marcado la evolución tecnológica de la empresa, fueron la creación de un departamento de sistemas de información, la evolución de la plataforma de gestión y el fortalecimiento de la red de comunicaciones.
Con la ayuda de la empresa de consultoría IBdos, se seleccionó un nuevo ERP con los requerimientos de una parametrización y adaptación adecuadas a los procesos de negocio; escalabilidad suficiente para ajustarse a los altos crecimientos previstos; grandes facilidades para la comunicación de datos; información en tiempo real, y capacidades para permitir evolucionar a la empresa hacia entornos B2B como solución de futuro.
Tras estudiar diferentes soluciones de mercado, Navision Financials, sobre plataforma Windows NT, sustituyó al anterior programa de gestión y se empezó a trabajar en los procesos de comunicaciones; como afirma Legorburu, el rendimiento del nuevo ERP exigía modernizar nuestras infraestructuras de comunicaciones. Por ello, tras su implantación inicial, se llevó a cabo un programa para unificar las redes locales sobre topologías Ethernet a 100 Mbps, distribuyendo los servidores de Navision por cada una de las delegaciones. En una siguiente etapa, se conectaron todos los centros mediante líneas punto a punto RDSI con el soporte de Telefónica y se empezaron a analizar las tecnologías para optimizar el acceso a Internet de alta velocidad y los nuevos servicios web que hemos puesto sobre nuestra plataforma B2B. La nueva arquitectura WAN ha permitido centralizar los diferentes servidores del ERP, en una única máquina situada en Bilbao.
Ya se han implantado la práctica totalidad de los módulos de gestión Navision en las áreas financieras, comercial, de aprovisionamiento, logística y recursos humanos, sin embargo también se ha aprovechado la coyuntura para personalizar algunos desarrollos a la medida de los procesos de negocio de UMD. Además, todos los usuarios (que están conectados vía Citrix) tienen plataformas de telemarketing y de gestión de pedidos, que incluye hasta una aplicación específica que calcula el peso de la mercancía, lo que permite seleccionar automáticamente al operador logístico más conveniente en cada caso.
La nueva plataforma B2B de UMD está lista para su puesta en explotación. Hasta ahora la empresa se había integrado electrónicamente (vía EDI) con algunos de sus más importantes clientes, pero el paso decisivo se encuentra en la web y en los procesos B2B completos que permite. Como asegura Legorburu, buena parte de nuestra estrategia de futuro depende de la Red y por tanto de la integración con nuestros clientes mediante una interface web que facilite el comercio electrónico y el intercambio de información. No se trata, por tanto, de una solución más o menos dinámica, sino de una plataforma que permita a los clientes y proveedores relacionarse con UMD, de la misma manera a como si lo estuvieran haciendo con uno de sus comerciales.
Así, a través del sistema, se puede realizar un pedido teniendo a disposición las listas personalizadas de precios y de condiciones contractuales de cada cliente; realizar un seguimiento del pedido y de su expedición y, por supuesto, conseguir online el estado de todas las cuentas con el proveedor; la etapa final del proyecto es lograr que los clientes hablen con nosotros a través de Internet y que se integren plenamente en nuestro ERP, comenta el responsable de UMD.
Si el proyecto umdonline.com es ambicioso, también lo son las tecnología aplicadas. El tráfico de datos se ha multiplicado considerablemente entre las delegaciones y las ideas para contener el gasto no tardaron en ponerse sobre la mesa. Gracias a los servidores Citrix se han conseguido importantes ahorros y velocidades de tráfico mucho mayores, además, mediante los servicios de terminal disponibles en Windows 2000, se han reducido significativamente los costes de propiedad y los de transmisión, comenta Legorburu
Por otra parte, la utilización de un entorno Linux para el servidor de aplicaciones, basado en Zope, y de una capa de compresión que utiliza el protocolo ICA, también han aportado ventajas importantes en el abaratamiento de costes perseguido.
Desde su fundación en 1989, UMD ha experimentado un rápido e incesante crecimiento, hasta convertirse en uno de los distribuidores de hardware líder en el mercado informático nacional. Un crecimiento envidiable en el que han tenido mucho que ver las tecnologías de información aplicadas como resultado de un proyecto de transformación de sistemas que arrancó a principios de 1998.
Especializada en periféricos informáticos, componentes, multimedia y soluciones de telecomunicación, esta empresa, con sede en Bilbao, ha ampliado su estructura comercial con la creación de tres delegaciones situadas en Madrid, Valencia y Barcelona, incrementando su facturación por un factor de cuatro en tan sólo tres años. Para el presente ejercicio, se prevén unos ingresos cercanos a los 23.000 millones de pesetas (138,2 millones de euros) sobre una base de más de seis mil clientes activos.
Para afrontar estos crecimientos es necesario, según Mario Legorburu, director general de UMD, disponer de unos sistemas de información altamente eficaces, incluso, me atrevería a decir, que necesariamente más eficientes que en otras actividades de negocio. La razón es que el sector de la distribución de productos informáticos no está tan maduro como muchos opinan y sí sometido a procesos de convergencia de productos y de canal y a fuertes presiones derivadas de la globalización. Por estas razones, necesitamos, con el coste que ello puede suponer para una empresa de tamaño medio como la nuestra, contar con sistemas potentes que nos permitan abaratar los costes de gestión, mejorar la productividad y, al mismo tiempo, optimizar la relación de servicio con nuestros clientes.
