Las grandes corporaciones podrían ahorrar hasta un 30% en su factura de telecomunicaciones (voz y datos) si tuviesen capacidad para gestionar correctamente y de manera automatizada esta partida de gasto detectando errores de facturación o identificando opciones de ahorro y mejoras de contratación, lo que se puede traducir en cientos de miles, cuando no en millones de euros de sobrecoste cada año, en función de su tamaño, complejidad y grado de internacionalización.
Son cifras que la compañía española Teamnet, especializada en servicios y soluciones tecnológicas para la gestión eficiente y automatizada del gasto empresarial, ha podido extraer tras más de 5 años trabajando con grandes organizaciones e instituciones para la aplicación de servicios TEM (Telecom Expense Management).
El análisis explica que las facturas de telecomunicaciones que reciben las grandes empresas, en muchas ocasiones no se corresponden con las condiciones comerciales de precios y descuentos firmadas con las operadoras, tanto locales como internacionales, en sus acuerdos marco; de hecho, el ingente volumen de consumo en teléfono y datos que realiza cualquier gran organización en su actividad diaria, presenta a las propias operadoras importantes dificultades técnicas a la hora de aplicar correctamente las tarifas pactadas.
En el caso de las compañías usuarias, la falta de herramientas tecnológicas especializadas, el desconocimiento y la falta de tiempo o recursos suficientes para una revisión profunda de los consumos facturados, provocan que cada año muchas organizaciones no sean capaces de detectar un importante sobrecoste económico en la partida de telecomunicaciones.
“Las compañías actualmente no pueden comprobar ni contrastar sus facturas en telecomunicaciones como sí sucede con otros aprovisionamiento más controlables. Lo habituales confiar en que la cuantía es correcta y proceder con el pago”, explica Javier Cid de Quevedo, CEO de Teamnet.
La gestión del gasto en telecomunicaciones se torna así más relevante en el actual panorama empresarial, ya que de media, los gastos de comunicaciones empresariales están creciendo aun ritmo del 10-15% anual. Este incremento proviene no sólo del aumento de las comunicaciones móviles y de datos, sino de la rápida adopción de nuevos servicios como conferencias, comunicaciones de vídeo, servicios de Internet, “trabajo desde el propio hogar” y conexiones móviles de los empleados.
De hecho, en Estados Unidos ya está acuñado el término Telecom Expense Management (TEM) para referirse al concepto -aún poco desarrollado en nuestro mercado- orientado a optimizarla gestión de las telecomunicaciones y reducir los gastos considerablemente en esta partida, dependiendo del tamaño y complejidad de la corporación.
Teamnet define algunas pautas y recomendaciones en servicios TEM para hacer más eficiente la gestión del gasto en telecomunicaciones en grandes organizaciones:
– La factura de voz y datos habitualmente contiene errores que generalmente son ignorados. Es importante contar con herramientas que permitan automáticamente y de forma fiable detectar estos desajustes que pueden costar cientos de miles de euros cada año.
– Negociar con las operadoras para conseguir las mejores tarifas, considerando las tipologías de tráficos reales de la empresa.
– Mantener el inventario actualizado, para comprobar qué líneas o terminales están siendo utilizadas y cuáles no; y así comprobar que la facturación coincide sólo con las líneas que deberían estar dadas de alta.
– Analizar el grado de utilización de las líneas y recursos disponibles, porque conociendo el uso y el consumo individual se puede optimizar el recurso que esté siendo infrautilizado. Además de inhibir, por ejemplo, el consumo innecesario para la compañía que se realiza fuera del horario laboral.
– Conocer el consumo telefónico de cada línea –asociada a cada uno de los miembros de la estructura del organismo-, para hacer posible el reparto de costes por unidades funcionales y proyectos.
– Analizar dinámicamente el consumo y la facturación por diferentes variables: tiempo, estructura organizativa, geografía, tipos de tráfico, tipos de destino, tipos de servicios… para identificar opciones de mejora.
– Controlar y analizar el cumplimiento de los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA) firmados con las operadoras para asegurar la calidad de los servicios y hacer efectivas las correspondientes penalizaciones en caso de incumplimiento.
