Advierten sobre la “brecha de seguridad”

Un estudio realizado por Iron Mountain entre 900 directivos europeos muestra fallos en la aplicación práctica de las medidas de gestión y custodia de documentos.

Publicado el 28 Ene 2011

Iron Mountain ha presentado los resultados de su Informe sobre Tendencias del Sector Europeo referidas a la gestión de la información, donde se advierte de la existencia de lo que ha denominado la “brecha de seguridad”: aunque la mayoría de los directivos encuestados reconoce la necesidad de gestionar correctamente los datos confidenciales de la empresa, sólo un porcentaje muy reducido sigue una política adecuada de gestión y protección de documentos.
El Informe de Iron Mountain sobre Tendencias del Sector europeo se ha elaborado sobre las respuestas de 900 directivos en Reino Unido, Alemania, Francia, Holanda, Hungría y España, en empresas cuyo tamaño va de 25 empleados a compañías internacionales con una plantilla de hasta 2.500.

El estudio de Iron Mountain ha descubierto una profunda descompensación entre la disposición de las empresas a proteger adecuadamente sus datos y las medidas prácticas que toman para ello: el 76% de los directivos consultados está de acuerdo en que una adecuada gestión de la información puede mejorar su rendimiento empresarial, y un 63% se declara “muy consciente” de la importancia de cumplir con los requerimientos legales en este terreno. Sin embargo, sólo el 30% de las empresas encuestadas cuenta con un gestor externo que almacene sus cintas de back-up, y apenas un 21% externaliza la custodia y protección de sus documentos físicos. En conjunto, un 55% admite que sus soluciones de gestión de la información “no son lo bastante sofisticadas”.
La información recopilada por Iron Mountain también indica que muchos de los profesionales consultados son conscientes de las consecuencias de estos fallos en la gestión documental: “Uno de nuestros encargados se llevaba con él las cintas de back-up, hasta que un día se las dejó en el bar donde se había citado con su novia”, declara un encuestado de Alemania, mientras que un directivo de Madrid aún recordaba los efectos del incendio del edificio Windsor en 2005, que destruyó los archivos de muchas empresas que tenían en él sus oficinas: “la verdad es que ni siquiera pensé que pudiera ocurrir una cosa así hasta que ocurrió; y entonces te das cuenta de que si no tienes un back-up, te encuentras con un problema muy serio”.
El informe de Iron Mountain también señala los campos profesionales que son más conscientes de la importancia de una gestión adecuada de la información. Sectores como el legal, médico, financiero, ingeniería y consultoría, además del público, son muy exigentes en la protección y gestión de sus datos. Más del 70% de los directivos de firmas legales, médicas, de ingeniería o TI están de acuerdo en que “la gestión de la información tiene una importancia capital en mi compañía”. Por el contrario, campos como la construcción o el transporte tienen unos niveles de compromisos mucho más reducidos.
Con todo, el Informe Sobre Tendencias del Sector Europeo muestra que sigue habiendo una gran diferencia entre la consideración que las empresas dan a la información en soporte físico y digital. Los documentos en papel tienden a almacenarse en la sede de la propia empresa, y su gestión es considerada una tarea rutinaria por la mayoría de la plantilla. Por el contrario, la información digital depende del departamento de TI, lo que facilita que estén apareciendo de forma progresiva comportamientos como el uso de back-ups online de gestión externa, o de sistemas sofisticados de gestión digital de archivos que permiten un fácil acceso a los datos. Por término medio, hasta el 50% de los nuevos documentos son escaneados y digitalizados y el 74% de los directivos se declara satisfecho con el proceso de recuperación.
Preguntadas por sus proyecciones futuras en el ámbito de la gestión documental, más del 50% de los directivos considera que la cantidad cada vez mayor de datos a almacenar y procesar va a influir en la propia organización de la compañía. El 29% es consciente de los cambios en la regulación y la legislación, y alguno ha señalado el esfuerzo que le supone actualizar la información sobre los mismos. “Mantenerme al día de los nuevos marcos legales se ha convertido en una parte muy importante de mi trabajo durante los cinco últimos años”, declara el representante de un bufete del Reino Unido.
Para las firmas que emplean sistemas más sofisticados, uno de los aspectos más positivos es que la gestión de la información se contempla como una herramienta de ventaja y diferenciación para la empresa. El 80% de los directivos encuestados en las empresas de mayor tamaño estaba de acuerdo en que la gestión de la información mejoraba el rendimiento corporativo. En una firma legal de Reino Unido, su sistema de escaneado e indexado digital fue visto como un refuerzo extra para los clientes: “es una herramienta que nos hace ganar competitividad. Nos permite demostrar la rapidez con la que podemos localizar los documentos de nuestros clientes”. “Nuestro departamento de ventas es más fuerte que nunca, ya que puede acceder exactamente al documento que necesitan, en cualquier momento y en cualquier lugar”, ha declarado una firma de ventas española.

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Redacción RedesTelecom

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