La Factura digital llega a Aragón

Ariadna González Ortiz

En un año, los avances han dado sus frutos. Varios socios de IDiA (Investigación, Desarrollo e Innovación en Aragón) y su presidente, Antonio Novo, crearon este proyecto que nació en septiembre de 2007, cuando se pretendía llevar a todos sus socios la factura electrónica que ahora tiene mucho éxito, no sólo en la comunidad aragonesa, sino el resto del país.
IDiA es una asociación de empresas e instituciones que se definen como un cluster, debido a su agrupación geográfica. Entre las compañías que lo integran se encuentran 35 de las 40 más grandes de Aragón, dos universidades del ayuntamiento de Zaragoza, la Cámara de Comercio y la Confederación de Empresarios.
Según su presidente, cuentan con una característica muy particular: “

</strong>La necesidad original de una factura electrónica surgió en julio de 2007, cuando la empresa <strong>Cables de Comunicaciones </strong>se interesó en llevar a cabo un proyecto de implantación de factura electrónica a nivel europeo y propuso a la junta de IDiA que se creara un grupo de trabajo para abordar el proyecto, coincidiendo así con el <strong>Instituto Tecnológico de Aragón</strong>, que tenía entre sus planes la expansión de la factura electrónica en la región para colaborar.<br />
En septiembre de ese mismo año surgió el grupo de trabajo de facturación electrónica y sólo dos meses después de analizar el mercado y su impacto se acordó una solución y se inició la búsqueda de un proveedor.<br />
<strong>“La asociación tiene un carácter es empresarial, ya que nació en la IP, y los órganos de dirección están formados por las empresas. Para desarrollar este proyecto nos pusimos de acuerdo 10 empresas y posteriormente se introdujeron a varias instituciones como el instituto tecnológico de Aragón”</strong>, señaló Novo<br />
“Nuestra perspectiva no es ganar dinero con esto, sino ahorrar dinero, nos interesa enviar y recibir muchas facturas electrónicas porque es equivalente a estar haciendo un ahorro importante de gastos. Hay varios estudios que argumentan que el coste de una factura es entre uno y tres euros. De este modo, mientras más facturas se emita por vía electrónica más se ahorrará. Sobre todo, si tomamos en cuenta que el número de clientes y proveedores al que nos dirigimos es de alrededor de 100.000”, informó Novo.
<br />
De todos los socios con que cuentan, tienen a grandes empresas y medianas que ya estaban trabajando con la factura electrónica, pero había un interés primordial para al Asociación por la pequeña y mediana industria que necesitaban un sistema muy barato y sencillo. <strong>“En la primera reunión se decidió que se tenía que permitir el uso de algo, a ser posible gratuito y pensamos que la mejor forma de hacerlo era el correo electrónico, así que decidimos que las facturas fueran adjuntas a los mensajes, tanto para enviar como para recibir. La idea es que cualquiera pueda emitir a un buzón de correo estándar y el sistema pueda integrar esto automáticamente”,</strong> señaló.<br />
Además, indicó que en la segunda reunión se unió una persona de la Agencia Tributaria que señaló que esta misma idea la estaban desarrollando en el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio y que quería distribuirla gratuitamente, “y en vez de desarrollar el programa mejor colaboramos con ellos para la solución implantada en pequeña y mediana empresa que no fuera de gran volumen. Su solución era la estándar y gratuita, así que el único coste es el sistema de mail y el pago de la firma digital. En esta etapa en la que se buscó un socio tecnológico se encontró a TB Solutions”.<br />
Novo agregó también que  “se utilizaron paquetes que ya tenían. El sistema se denomina `Factura-e´. Es una aplicación que permite recibir facturas digitales en `vl´, que es el formato internacional, en Edifact y xml, los tres más comunes. Estas aplicaciones cumplen con los requisitos de agencia tributaria, almacenamiento, permite recuperarla y ver las facturas a la agencia en caso de que las requieran para inspección”.
<br />
En el desarrollo de este proyecto, han colaborado además de las 10 empresas, la Agencia Tributaria y el MICyT. “Ahora se esta acabando la fase del prototipo y en este mes se lanza la fase de extensión, que consiste en llevar este proyecto a muchas provincias españolas. Dar a clientes y proveedores y se les dará soporte y harán una gira por varias provincias con la agencia y el ministerio para explicar el sistema. Al final se va a hablar el uso de la aplicación del ministerio más desarrollado. Tenemos el 95 por ciento de los negocios fuera de Aragón”.

<strong>Características del sistema</strong><br />
Para unificar el sistema se tuvo que conseguir unos módulos de emisión y recepción de facturas electrónicas que pudieran implementar en cualquier empresa, independientemente del ERP que se esté usando.<br />
La solución cuenta con seguridad en el archivo seguro de las facturas emitidas y recibidas, y en las utilidades de búsqueda sobre ellas.<br />
El sistema se caracteriza por la sencillez que presenta para sus clientes y proveedores, sin costes económicos para aceptar o recibir las facturas electrónicas, cuya recepción y envío se hace vía correo electrónico.<br />
Por otra parte, el sistema cuenta con la posibilidad de integrar en el futuro a otros canales de comunicación con clientes y proveedores.<br />
La solución tiene la sencillez en la integración con los ERPs de cada una de las empresas participantes mediante un sistema común (ERPs heterogéneos en las empresas de IDiA) y posibilita integraciones particulares para el ERP de cada empresa si se desea ya que no está limitado a ningún formato.
<br />
La solución de TB Solutions es compatible con la aplicación <strong>“Gestión de Facturas Electrónicas”</strong> del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio, y otras iniciativas similares (como Cámaras de Comercio) para promover su utilización. Además tiene las características de ser ampliable y personalizable a las necesidades de las empresas.
<br />
<strong>Integración</strong><br />
Existen distintos sistemas de gestión.<br />
• Comex: Portal desarrollado a medida.<br />
• Seidor: Estándar, costes licenciamiento.<br />
• Cámaras: Factur-e (su portal). <br />
• Realtech: Digitalización de fras en papel.<br />
• TB- Solutions: Paquete, integrando y adaptando su plataforma de firma electrónica y su plataforma de facturación electrónica.
<br />
La compañía encargada de llevar a cabo este proyecto fue TB Solutions. Al contar con plataformas de firma electrónica y comunicaciones seguras con su producto ASF (<em>Advanced Signature Framework</em>) TB Solutions integra su solución de gestión de facturas AIF y su plataforma de firma electrónica y comunicaciones seguras ASF, cubriendo todos los objetivos planteados como las necesidades de los dos escenarios principales de factura electrónica, emisión y recepción de facturas.<br />
El formato de representación de facturas que utilizarán será <strong>facturae3.0</strong>, dependiente de la Agencia Tributaria, pero también planean usar UBL2.0, ya que es el estándar internacional. <br />
El número de formatos no está limitado, ya que el software permite añadir plugins de conversión (los usuales estarán incluidos en el producto).<br />
La emisión de facturas tomará los ficheros exportados por el ERP de cada empresa, los convertirá a facturae3.0, añadirá la firma electrónica y los enviará al cliente por correo electrónico y también permitirá recibirlas.<br />
Todas las facturas emitidas y recibidas se almacenarán en el sistema, para dar cobertura a los requisitos legales de almacenamiento y la base de datos interna de facturas permitirá realizar búsquedas y explotación de datos. Tendrá una consola de administración que permitirá a la organización manejar las facturas electrónicas. <strong>La consola dispondrá de acceso Web para la agencia tributaria (requisito legal). El software, por su parte, dispone de soporte para la impresión del estándar PDF417, que posibilita que una factura electrónica pueda ser impresa en papel</strong>, así el proveedor deberá enviar las facturas en formato facturae3.0 y firmadas por correo electrónico mediante el <strong>“Programa Gestion de Facturación Electrónica v0.9”</strong> del MICyT.<br />
El cliente recibirá un correo electrónico que contendrá el fichero en formato facturae3.0 firmado en donde se podrá visualizar la factura bien con el mismo programa y se integrará en su ERP a través de las herramientas que disponga.
<br />
<strong>Situación actual</strong><br />
Hasta el momento el software está terminado y se ha instalado en cuatro empresas en donde se están haciendo dos pruebas piloto. Además, se realizan pruebas de integración con portal de Cámaras de Comercio (Factur-e) y el software del Ministerio.<br />
La segunda fase del proyecto que dará comienzo este mes tiene cuatro objetivos. El primero es la extensión del uso de la solución a un gran número de empresas, en donde se promocionará la adaptación de ERPs y programas para la pyme, el desarrollo de soluciones de digitalización certificada y se analizarán las necesidades pendientes de resolver y proponer soluciones.<br />
Otro objetivo es extender el uso de la solución, comunicándolo de forma conjunta a clientes y proveedores la solución a adoptar, formando a los nuevos usuarios a través de cursos y seminarios y dando soporte remoto durante la fase de implantación.<br />
El tercer objetivo será promover la adaptación del software en donde se negociará con plataformas el intercambio de mensajes y se colaborará con el MITyC en la adaptación de su software a las necesidades empresariales. Y por último promover la adaptación de paquetes ERPs del mercado al formato facturae.